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Le Repaire / Bureau et mails

La méthode pour qu'une IA trie et pré-rédige vos réponses emails

Une bonne partie de vos mails suivent le même schéma. Voici comment les trier automatiquement, et faire préparer des brouillons que vous n'avez plus qu'à relire.

  • Lecture : 5 min
  • Niveau : débutant
  • Mise en place : environ 45 minutes
  • Ensuite : une routine de 15 minutes le matin

Le problème

Devis à relancer, demandes d'informations, mails de fournisseurs, publicités : tout arrive au même endroit, et la matinée y passe. Le but n'est pas de faire répondre l'IA à votre place. C'est de trier d'abord, puis de vous préparer des brouillons.

Mails reçus
Tri par règles
Brouillon préparé par Claude
Votre relecture
Envoi
Étape 1Temps : 15 minutes, une seule fois

Créer 4 dossiers et des règles de tri

Quatre dossiers suffisent : À traiter aujourd'hui (clients et prospects), Fournisseurs, Factures et compta, À lire plus tard (newsletters, informations).

  • Gmail : ouvrez un mail type, cliquez sur les trois points, « Filtrer les messages similaires », puis appliquez un libellé et, si vous voulez, « Ne jamais envoyer dans les spams ».
  • Outlook : clic droit sur un mail, « Règles », « Créer une règle », puis choisissez le dossier de destination.

Commencez par les expéditeurs les plus fréquents : vos deux ou trois fournisseurs principaux, votre banque, vos newsletters.

À éviter absolument

Ne créez pas de règle qui supprime ou archive automatiquement les mails de clients. Une règle trop large peut faire disparaître un vrai devis. Triez, ne supprimez pas.

Étape 2Temps : 5 minutes, une seule fois

Définir le ton de votre entreprise

Pour que les brouillons ressemblent à vos mails, donnez-lui d'abord votre façon d'écrire. Collez ce texte dans un projet Claude « Mails », complété avec vos habitudes.

Ton d'entreprise (à coller une fois)
Tu prépares des brouillons de mails pour [NOM], [MÉTIER], à [VILLE]. Voici notre façon d'écrire :
- Vouvoiement, ton chaleureux et direct, phrases courtes.
- Pas de formules pompeuses, pas de promesse qu'on ne peut pas tenir.
- Signature : [PRÉNOM NOM, téléphone].
- Tu ne t'engages jamais sur un prix, une date ou un délai sans que je te l'aie donné.
- Si une information manque pour répondre, tu la listes en fin de brouillon.
Tu prépares uniquement un brouillon. Je relis toujours avant d'envoyer.
Étape 3Temps : 2 minutes par mail

Utiliser les 5 prompts de réponse

Voici la matrice. Vous collez le mail reçu après le prompt correspondant, et vous relisez.

1. Répondre à une demande de devis
Voici un mail d'un client qui demande un devis. Prépare une réponse qui accuse réception, résume sa demande en une phrase, propose [UN RENDEZ-VOUS SUR PLACE / UN ÉCHANGE TÉLÉPHONIQUE], et liste les infos utiles à me transmettre avant. Mail reçu : [COLLER]
2. Refuser poliment
Voici un mail auquel je dois répondre par un refus poli : [MOTIF : trop loin, pas ma spécialité, planning complet]. Rédige une réponse courte, respectueuse, sans excuses excessives, en proposant si possible une alternative. Mail reçu : [COLLER]
3. Demander les informations manquantes
Voici le mail d'un client. Repère ce qu'il manque pour que je puisse chiffrer ou intervenir (adresse, photos, dimensions, délai, accès) et rédige une réponse qui demande ces informations sous forme de liste claire. Mail reçu : [COLLER]
4. Confirmer une intervention
Prépare un mail de confirmation d'intervention avec : la date [DATE], le créneau [CRÉNEAU], l'adresse [ADRESSE], ce que le client doit préparer [ACCÈS, EAU COUPÉE, PLACE DE STATIONNEMENT] et mon numéro pour me joindre. Ton rassurant, une dizaine de lignes maximum.
5. Relancer un devis sans insister
Rédige une relance courte pour un devis envoyé le [DATE] à [NOM] pour [TRAVAUX]. Rappelle l'essentiel en une phrase, propose de répondre à ses questions, et laisse une porte ouverte. Pas de pression, pas de ton commercial.
Astuce gain de temps

Enregistrez ces cinq prompts dans un seul document, ou dans les instructions de votre projet Claude. Vous les retrouverez en deux secondes.

Étape 4Temps : 15 minutes par jour

Installer la routine du matin

  1. Ouvrez « À traiter aujourd'hui » et traitez d'abord les mails qui rapportent du chiffre d'affaires.
  2. Pour chacun, choisissez le prompt de la matrice et collez le mail.
  3. Relisez le brouillon, corrigez, envoyez.
  4. Passez « Fournisseurs » et « Factures » une seule fois dans la journée, pas à chaque notification.
À éviter absolument

N'activez jamais l'envoi automatique sans relecture. Un brouillon mal compris qui part chez un client coûte plus cher que tout le temps gagné.

Spécificité locale et métier

Pour les artisans et commerçants du 71, beaucoup de demandes arrivent par téléphone ou par Facebook, pas seulement par mail. Une fois la méthode maîtrisée, on peut l'appliquer aux messages de vos réseaux avec les mêmes prompts.

Les 5 garde-fous pour ne rien casser

  1. Brouillons uniquement. L'IA prépare, elle n'appuie jamais sur « Envoyer ».
  2. Des règles de tri qui déplacent, jamais qui suppriment. Un mail mal classé se retrouve, un mail supprimé non.
  3. Un test sur vos 20 derniers mails avant de généraliser la méthode.
  4. Un contrôle de dix secondes avant l'envoi : le nom du client, le montant, la date, la pièce jointe.
  5. Les mails sensibles ne passent pas par l'IA : litige, sujet juridique, ressources humaines. Ceux-là, vous les écrivez vous-même.

Ce que vous avez à la fin

  • Quatre dossiers et des règles de tri simples
  • Le ton de votre entreprise, enregistré
  • Cinq prompts de réponse prêts à copier
  • Une routine du matin qui tient en 15 minutes

La brancher directement sur votre messagerie, sans copier-coller, est possible selon vos outils. On regarde ce qui est faisable pendant l'audit.

Vous voulez que ce système soit branché directement sur vos outils et configuré chez vous, à Chalon et ses environs ?

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